Главные составляющие удачного ивента

Мероприятие: фотоВ наши дни многие компании проводят масштабные мероприятия. Это очень важно для поднятия имиджа и расширения целевой аудитории, ведь у вас появляется возможность рассказать о своем продукте или услуге большому количеству участников.

Здесь большое внимание нужно уделять различным организационным вопросам. Заработать себе хорошую репутацию вы сможете только в том случае, если все пройдет гладко. Однако никогда нельзя с уверенностью сказать, что именно может пойти не так, поэтому вам придется разработать очень подробный план.

Рекомендуем начать с определения цели и формата грядущего события. Это кажется очевидным, но многие почему-то упускают данный момент из вида. Итак, цели могут быть следующими:

  • донесение до участников конкретной информации;
  • выражение благодарности партнерам;
  • сбор средств на развитие проекта и т. д.

Ответив на эти вопросы, вы сможете с легкостью понять какая вам подойдет концепция, время и длительность проведения, оформление зала, звуковое сопровождение и многое другое.

Что касается формата, то здесь можно не зацикливаться на стандартных вариантах. Это может быть тематический завтрак или обед, онлайн-событие, мероприятие на открытом воздухе. Главное, чтобы вам удалось привлечь внимание публики и достичь поставленной цели.

Как сделать так, чтобы о вашем мероприятии знали?

Плакат для мероприятия: фотоПродвижение и маркетинг — важная составляющая, которая может вызвать определенные трудности. Не стоит недооценивать время, необходимое для проведения успешной рекламной кампании. Действовать нужно сразу, задействуя все доступные каналы.

Сегодня очень часто проводят бесплатные мероприятия, на которые не выделяют бюджет. В этой ситуации вы можете привлечь участников и партнеров, которые смогут рассказать о приближающемся событии, чтобы привлечь к нему максимальное внимание.

Если же предусмотрен небольшой бюджет, тогда обязательно закажите печатную полиграфию. Наиболее очевидный выбор — флаера. Однако раздаточный материал нужно правильно оформить:

  • выбирайте крупные и хорошо читаемые шрифты;
  • текста должно быть минимум, а всю информацию необходимо подавать просто и лаконично;
  • сделайте упор на визуальном сопровождении — ярких и стильных картинках. Им всегда удается привлечь внимание и вызвать интерес.

Имея на руках пачку таких листовок, вы сможете с легкостью их расклеивать где угодно или раздавать кому угодно.

Оформляем мероприятие

Оформление мероприятия: фотоДальше можно приступать к оформлению. Под этим обычно подразумевается выбор места, что очень важно, ведь правильная локация часто влияет на успешность всего действия.

К сожалению, многие компании пытаются экономить на этом пункте, что в итоге мешает им полностью раскрыть свой потенциал и достичь поставленных целей. Некоторые заходят совершенно в другую крайность и выбирают слишком роскошные залы для достаточно скромного мероприятия.

В целом ваше решение будет зависеть от масштаба события, которое определяется количеством участников. Если вы запланировали обычный семинар на аудиторию от 100 до 200 человек, то вам подойдет оборудованная комната для семинаров в гостинице. Если же количество присутствующих составит от 500 до 1000 человек, тогда есть смысл заказать большой холл, танцевальный или конференц-зал.

Перед проведением мероприятия нужно обязательно предварительно проверить локацию. Так вы сможете обнаружить любые недостатки, например, плохо работающий кондиционер, отсутствие туалета, недостаточно большой проем, из-за чего вы не сможете пронести нужную вам технику и т. д.

Также нужно обратить внимание на следующие пункты:

  • транспортную доступность;
  • наличие парковки;
  • качество отделки помещения;
  • приемлемую акустику;
  • пожарную безопасность и охранную систему.

Кроме того, следует всегда иметь запасной план. Непредвиденные ситуации случаются, и если с помещением что-то произойдет за день до назначенной даты, то у вас может не хватить времени, чтобы спасти положение.

Презенты для участников

Последнее — подготовьте все необходимые материалы, включая сувенирную продукцию. У вас обязательно должны быть баннеры, подходящая для темы события литература и раздаточные материалы. Закажите календари, печать блокнотов, а также фирменные пакеты, чтобы можно было удобно сложить все свои подарки. Это необходимо для того, чтобы люди о вас помнили и по окончании события.

После того, как все будет готово, желательно сделать финальную проверку за день до мероприятия. Убедитесь, что вы пригласили всех, кого хотели. Проверьте, все ли поняли свои задачи, а сами участники знают, как добраться к месту встречи. Обычно для этого составляют специальный чек-лист, который помогает придерживаться четкого графика.

Также позаботьтесь о том, чтобы людей на входе встречал приветливый обслуживающий персонал. Поверьте, окружающие запомнят, как к ним относились и какую окружающую атмосферу вам удалось создать.